Digitalisera verksamhetsstyrningen – här är 5 steg för att lyckas

2018-02-21 14:13

Att digitalisera verksamhetsstyrningen är ett måste för att möta framtidens behov av effektivitet, kvalitet och konkurrensförmåga.

– När det kommer till kritan är det många som behöver växla upp sitt förändringtempo, säger Torbjörn Frank, affärsansvarig på Hypergene.

De flesta beslutsfattare följer digitaliseringsvågen med blandade känslor. Alla inser att digitaliseringen både ställer krav och öppnar möjligheter. Därför besöks åtskilliga seminarier och branschdagar på temat digitalisering, verksamhetsstyrning och beslutsfattande. 

Torbjörn Frank är mitt i förändringsvågen genom sin roll på techbolaget Hypergene. I mötet med många kunder ser han att de allra flesta har kommit till insikt med digitaliseringens enorma betydelse och att många också har tagit ett första steg. 

– Men det är uthålligheten och förmågan att driva digitaliseringen längre som är den stora utmaningen. Det är bra att många har koll på grunderna, men det krävs mer för att digitaliseringen ska få full effekt i verksamhetsstyrningen. Baserat på våra erfarenheter ser jag fem grundläggande steg som successivt leder rätt, säger han.

Steg 1: automatisera och decentralisera ekonomistyrningen

– Många menar att de har kommit en bit på väg. Men samtidigt ser vi att till exempel ekonomi- och personalinformation visserligen är digital men finns i en rad system eller Excel-modeller som fyller olika och separata funktioner. Det stora och viktiga steget är att säkerställa automatiserade flöden, system som talar med varandra och kvalitetssäkrad data. Först då skapas effektivitet och möjligheten för beslutsfattare att fatta välgrundade beslut.

– I sin tur innebär det här att något som kanske upptog 20 personers arbetstid nu kan göras av fem personer. Det frigör resurser till utveckling och ett mer verksamhetstödjande arbete.

Steg 2: inför stöd för affärs- och verksamhetsplanering

– Här handlar det väldigt mycket om att införa ett stöd för allt förändringsarbete. I grunden ska digitaliseringen leda till att synliggöra och binda samman mål, nyckeltal och aktiviteter. Rätt utfört riktas medarbetarnas insatser och engagemang åt samma håll. Det andra steget handlar därför om att få verksamhetens strategi och styrmodell att fungera i vardagen, säger Torbjörn Frank.

En viktig del i detta steg är att definiera och prioritera bland alla nyckeltal. Vad är egentligen viktigast att vi mäter och följer upp för att ta vår verksamhet i rätt riktning?

– Det här steget ska ytterst minska det strategiska gapet i organisationen, det vill säga skillnaden mellan det som sägs i strategin och det faktiska resultatet. Med de två första stegen på plats har du dels lagt grunden för effektivitet, dels skapat förutsättningar för att göra det du tagit beslut om i styrelse och ledningsgrupp.

Steg 3: bygg ut med verksamhetsdata

Med de två första stegen avklarade är nu verksamheten redo för nästa kliv. Det handlar dels om att omsätta data och information till rollbaserade rapporter för analys och beslut, dels att automatisera även budget- och prognosprocesser.

– När du väl lagt grunden rätt öppnas helt nya möjligheter att effektivisera ett antal planeringsprocesser. Inte minst kan budget- och prognosprocesserna lyftas till en ny nivå genom automatiska arbetsflöden och integrationer med ekonomi-, personal- och verksamhetssystem, säger Torbjörn Frank.

En bra grund öppnar dessutom upp nya rapporteringsmöjligheter. Den verksamhetsinformation som tillgängliggjorts kan nu användas i olika former av rapporter som kan tillgodose olika beslutsfattares behov i realtid.

– Det gäller att se tidiga signaler och verkligen kunna styra verksamheten. Det kan vi göra med hjälp av rätt och verksamhetsfokuserad rapportering.

Torbjörn Frank tar en skola som exempel. Man ska snabbt och enkelt, redan tidigt på en termin, kunna se tendenser på exempelvis låg närvaro eller att ett antal elever halkar efter i ett ämne. Med den typen av verksamhetsdata kan man snabbt sätta in resurser – innan det är för sent. Samma sak gäller i privat sektor där rätt information i rätt tid till rätt person kan vara avgörande för möjligheterna att fatta rätt beslut.

Steg 4: förbättra stödet för processer

Digitaliseringen har i steg 4 kommit så långt att den stödjer både kvalitetsarbetet och verksamhetens förändringar. Till stor del har det handlat om att genom rätt systemstöd tillgängliggöra information och säkerställa effektiva flöden. Nästa steg är att ytterligare förfina och förbättra processtödet.

För att lyckas med detta, menar Torbjörn Frank, krävs en förståelse för att det verkligen handlar om flöden. Man måste sätta upp rätt mätpunkter och ha processer som är uppställda för att hantera kvalitetsavvikelser.

– Med rätt stöd kan du arbeta systematiskt med både kvalitet och förändring. Och du kan påbörja processer som startar i avvikelser, som i exemplet med skolan tidigare. Gör man detta rätt får man en djup förståelse för verksamheten och kan planera, styra och följa upp mer effektivt.

Steg 5: använd AI för att ta bättre och snabbare beslut

– Det sista steget är förstås att låta datorn fatta beslut. Det pratas väldigt mycket om maskininlärning och artificiell intelligens, men det är förstås överkurs för väldigt många i nuläget. För att komma hit måste man ha tagit de andra stegen. Att programmera en algoritm för effektivt och automatiskt beslutsfattande förutsätter en djup förståelse för processens alla delar. Däremot ser vi att AI är en oundviklig och spännande del av verksamhetsstyrningens framtid.

Hypergene är en webbaserad produkt för planering, uppföljning och analys. Vill du veta hur Hypergene kan hjälpa din organisation att ta nästa steg i digitaliseringen? Läs mer här.


Fakta/Hypergene
Hypergene är ett techbolag på marknaden för beslutsstöd – med en webbaserad produkt för planering, uppföljning och analys. Hypergene förändrar hur organisationer kan planera, styra och följa upp sin verksamhet – och därmed stärka sin konkurrenskraft.
Med hjälp av Hypergene kan du effektivisera dina budget- och prognosprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter samt arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.
Hypergene arbetar med Sveriges alla länsstyrelser och omkring 60 av landets kommuner.